Porozmawiajmy
Jedno miejsce do pracy na danych, rozliczeniach i decyzjach.

UNA porządkuje przepływ informacji między zespołami i pokazuje, które sprawy wymagają działania.

Dane i pomiary Spójny obraz Informacje z wielu źródeł w jednym widoku.
Rozliczenia Mniej ręcznych korekt Reguły i kontrole działają w tym samym procesie.
Należności Szybsza reakcja Priorytety i kolejne kroki są widoczne od razu.
Marża Kontrola odchyleń Łatwiej wychwycić różnice i znaleźć ich przyczynę.
Cashflow Codzienna widoczność Należności, ryzyka i działania w jednym miejscu.

Operacje energetyczne.
Wreszcie w jednym miejscu.

UNA łączy dane, procesy, rozliczenia, finanse, obowiązki regulacyjne i wiedzę operacyjną w jednym środowisku. Dzięki temu przedsiębiorstwo widzi, co dzieje się dziś, co wymaga działania i co powinno wydarzyć się dalej.

PLATFORMA

Jedna platforma.
Spójne operacje.

UNA obejmuje całą działalność przedsiębiorstwa energetycznego. Nie kończy się na danych, rozliczeniach ani sprzedaży. Łączy całą organizację w jednym rytmie działania.

POROZMAWIAJMY

Zobaczmy, jak UNA może uporządkować całą działalność Twojej firmy.

Pierwsza rozmowa nie zaczyna się od ogólnej prezentacji sprzedażowej. Zaczynamy od Twojej firmy, Twoich procesów i miejsc, w których dziś gubią się dane, odpowiedzialność albo tempo działania.

contact@una.energy

FORMULARZ KONTAKTOWY

Napisz, czego potrzebujesz.

Odpowiemy na podany adres e-mail.

Wysyłając formularz, zgadzasz się na kontakt ze strony UNA.ENERGY. Pola oznaczone * są wymagane.
PLATFORMA / 01

Dla kogo jest UNA

Dla firm, które chcą prowadzić całą działalność w jednym operacyjnym rytmie działania. UNA nie jest wyłącznie dla sprzedaży, rozliczeń ani danych. Obejmuje całość funkcjonowania przedsiębiorstwa energetycznego.

01

Spółki obrotu energią i gazem

Od klientów, umów i produktów, przez trading, dane, rozliczenia i finanse, po compliance, raportowanie i codzienną pracę zespołu.

02

Agregatorzy i podmioty elastyczności

Aktywa, dane, obowiązki operacyjne i rozliczenia w jednym środowisku, bez oglądania działalności w oderwanych fragmentach.

03

Wytwórcy OZE i magazyny energii

Aktywa, produkcja, zobowiązania, dane, rozliczenia, płatności i raportowanie objęte jednym sposobem działania.

04

Nowe podmioty wchodzące na rynek

Spójne procesy, role, zadania, obowiązki regulacyjne, dane i rozliczenia gotowe na dalszy rozwój.

PLATFORMA / 02

Problemy, które rozwiązuje UNA

Firmy energetyczne często mają za dużo danych. Dane są rozproszone, różnią się między systemami i nie przekładają się automatycznie na działanie. UNA łączy dane z procesem, odpowiedzialnością i kolejnym krokiem.

01

Rozproszone źródła danych

Klienci, umowy, pomiary, pozycje handlowe, rozliczenia, płatności i obowiązki regulacyjne żyją w wielu miejscach naraz.

02

Nadmiar ręcznych działań

Zespoły kopiują, porównują, sprawdzają i poprawiają dane ręcznie, zamiast zajmować się wyjątkami wymagającymi uwagi.

03

Brak jednej wiarygodnej wersji danych

Różne arkusze i systemy pokazują inne wyniki. UNA zachowuje źródło, zmianę i decyzję.

04

Niejasna odpowiedzialność

UNA wskazuje, kto ma zareagować, kiedy i co powinno wydarzyć się dalej.

05

Wiedza w głowach pracowników

Asystent UNA i zapisane procesy utrwalają zasady działania i udostępniają je całej organizacji.

06

Zbyt późna reakcja

UNA pomaga wykryć sygnał wcześniej, zanim problem zacznie kosztować czas, pieniądze albo zgodność.

PLATFORMA / 03

Obszary zastosowania

UNA obejmuje całą działalność przedsiębiorstwa energetycznego. Działa zarówno dla firm obecnych na rynku od lat, jak i dla tych, które dopiero budują swoją strukturę operacyjną.

01

Zarządzanie przedsiębiorstwem i procesami

Role, odpowiedzialności, zadania, statusy i przepływ pracy w całej organizacji.

02

Regulacje, compliance i raportowanie

Obowiązki, terminy, dokumentacja, raportowanie i ślad audytowy.

03

Handel, portfel i operacje rynkowe

Pozycje handlowe, wolumeny, zobowiązania, operacje i kontrola wyniku.

04

Klienci, umowy, produkty i obsługa

Relacje z klientami, punkty poboru, kontrakty, produkty i zdarzenia operacyjne.

05

Dane pomiarowe i operacyjne

Kompletność danych, walidacja, wyjątki i działania po wykryciu problemu.

06

Rozliczenia, billing i fakturowanie

Wyliczenia, zatwierdzenia, faktury, korekty i przepływ informacji do finansów.

07

Finanse, płatności i windykacja

Płatności, należności, statusy, działania wspierające płynność i kontrole operacyjne.

08

Wiedza i Asystent UNA

Procedury, zasady działania, odpowiedzi na pytania i wsparcie pracy zespołu osadzone w procesie.

PLATFORMA / 04

Technologia

Technologia UNA ma wspierać realną pracę firmy, a nie stawać się kolejnym oderwanym narzędziem. Łączy istniejące systemy, porządkuje dane i uruchamia procesy oraz wsparcie Asystenta UNA.

01

Integracje z istniejącymi systemami

Dane z systemów używanych już w firmie, plików, API i innych uzgodnionych źródeł.

02

Wspólny model działania

Klient, umowa, punkt poboru, dane, dokument, rozliczenie, płatność i obowiązek regulacyjny są częścią jednego przedsiębiorstwa.

03

Procesy i reguły operacyjne

Walidacje, statusy, odpowiedzialności, zadania i kolejne kroki są częścią systemu.

04

Asystent UNA

Wsparcie pracowników w codziennej pracy na podstawie procesów i wiedzy konkretnej firmy.

PLATFORMA / 05

Jak działa UNA

UNA nie tylko zbiera dane. Odtwarza rzeczywistą pracę przedsiębiorstwa, pilnuje odpowiedzialności, wskazuje kolejny krok i zachowuje historię całego działania.

01

Pobiera informacje z różnych miejsc

Dane z plików, API, systemów używanych przez firmę i innych uzgodnionych źródeł.

02

Sprawdza jakość i spójność

Kontrola kompletności, zgodności i poprawności danych.

03

Łączy dane z procesem

Informacja zostaje powiązana z klientem, umową, aktywem, obowiązkiem, rozliczeniem albo zadaniem.

04

Pokazuje, co wymaga działania

Zespół widzi wyjątki, ryzyka i sytuacje wymagające uwagi.

05

Wskazuje odpowiedzialność i kolejny krok

UNA przypisuje zadania i prowadzi przez kolejne etapy procesu.

06

Zachowuje ślad decyzji i wyników

Historia zmian, działań i zatwierdzeń pozostaje dostępna do kontroli.

O NAS

Ludzie, którzy znają energetykę od środka

UNA powstaje na styku rynku energii, regulacji, operacji i technologii. Tworzymy ją z myślą o realnej pracy przedsiębiorstw energetycznych — obecnych na rynku i dopiero budujących działalność.

Magdalena Sokalska
RYNEK / REGULACJE / BIZNES

Magdalena Sokalska

Ekspertka rynku energii z doświadczeniem po stronie regulacyjnej i biznesowej. Pracowała przy wejściu firm na rynek, licencjach, procesach operacyjnych oraz organizacji działalności spółek energetycznych w Polsce i innych krajach Europy.

W UNA odpowiada za wizję biznesową produktu, rozumienie potrzeb rynku oraz przełożenie złożonych procesów energetycznych na realne rozwiązania operacyjne.

LinkedIn ↗
Bartłomiej Staszkiewicz
PRODUKT / TECHNOLOGIA / ARCHITEKTURA

Bartłomiej Staszkiewicz

Twórca rozwiązań technologicznych i produktowych. Łączy podejście architektoniczne z umiejętnością upraszczania skomplikowanych procesów, tak aby działały stabilnie i czytelnie dla użytkownika.

W UNA odpowiada za architekturę produktu, sposób jego działania oraz rozwój platformy, która ma stać się operacyjnym i rozliczeniowym sercem przedsiębiorstwa energetycznego.

LinkedIn ↗
NASZA ZASADA
Złożoność po stronie UNA. Prostota po stronie Twojego zespołu.
BLOG

UNA Market Notes

Praktyczne teksty o rynku energii, danych, procesach, rozliczeniach i technologii — pisane z perspektywy realnych problemów przedsiębiorstw.

Abstrakcyjna sieć danych i połączeń
RYNEK ENERGII / 6 MIN

Pięć sygnałów, że firma wyrosła już z Excela

Excel sam w sobie nie jest problemem. Problem zaczyna się wtedy, gdy staje się miejscem, w którym mieszczą się procesy całej firmy i ostatnia wiarygodna wersja wyniku.

Czytaj artykuł →
Cyfrowy odczyt danych pomiarowych energii
DANE I OPERACJE / 5 MIN

Co naprawdę oznacza jakość danych pomiarowych

Nie chodzi wyłącznie o kompletność danych. Liczy się też to, czy organizacja umie na te dane zareagować.

Czytaj →
Dashboard operacyjny na ekranie komputera
TECHNOLOGIA / 4 MIN

Dlaczego kolejny dashboard nie rozwiązuje problemu operacyjnego

Widoczność to dopiero początek. Organizacja potrzebuje również procesu, działania i odpowiedzialności.

Czytaj →
Dokumentacja i praca nad procesem regulacyjnym
REGULACJE / 5 MIN

Jak zmienić obowiązek regulacyjny w działający proces

Zgodność nie powinna opierać się na pamięci pojedynczych osób i kalendarzu w Outlooku.

Czytaj →
KONTAKT

Skontaktuj się z nami

Jeżeli chcesz porozmawiać o tym, jak UNA może wesprzeć Twoją firmę, napisz bezpośrednio albo przejdź do formularza „Porozmawiajmy”.

Kontakt bezpośredni

Kontakt głównycontact@una.energy

Dane spółki

NazwaUNA ENERGY PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA
Adresul. Stanisława Moniuszki 11
35-015 Rzeszów, Polska
KRS0001243222
NIP / REGON8133952850 / 544847198
KARIERA

Buduj z nami technologię dla rynku energii

Nie prowadzimy obecnie otwartej rekrutacji, ale chętnie poznajemy osoby łączące energetykę, produkt, dane i technologię.

KARIERA

Porozmawiajmy o tym, co możesz wnieść do UNA.

Jeżeli interesuje Cię rozwój produktu dla rynku energii i praca na styku biznesu, operacji oraz technologii, napisz na contact@una.energy.

UNA MARKET NOTES

Pięć sygnałów, że firma wyrosła już z Excela

Excel nadal jest dobrym narzędziem. Problem zaczyna się wtedy, gdy arkusz przestaje wspierać proces, a zaczyna go zastępować.

Abstrakcyjna sieć danych i połączeń

Excel nie jest problemem. W energetyce pozostaje świetnym narzędziem do analizy, modelowania, kalkulacji i pracy ad hoc. Problem zaczyna się wtedy, gdy arkusz przestaje wspierać proces, a zaczyna go zastępować.

W spółkach obrotu dzieje się to zwykle stopniowo. Najpierw powstaje plik z klientami, później osobny z wolumenami, kolejny z cennikami i umowami. Z czasem dochodzą dane pomiarowe, billing, należności, prognozy, pozycje handlowe, obowiązki regulacyjne i raportowanie. Każdy obszar może działać poprawnie osobno. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna potrzebować spójnego obrazu całości, a ten obraz trzeba za każdym razem składać ręcznie.

Firma nie wyrasta z Excela wtedy, gdy ma za dużo wierszy. Wyrasta z niego wtedy, gdy arkusz zaczyna zastępować proces.

1. Ustalenie jednej wersji danych zaczyna być osobnym procesem

W spółce obrotu ta sama informacja bardzo szybko zaczyna funkcjonować w kilku miejscach. Sprzedaż pracuje na danych klienta i parametrach umowy, trading na prognozie wolumenu, billing na danych pomiarowych, a finanse na fakturach i płatnościach.

Dopóki skala jest niewielka, można to uzgadniać ręcznie. Przy większej liczbie klientów i produktów pojawia się jednak pytanie, które samo w sobie powinno być sygnałem ostrzegawczym: która wersja jest właściwa?

Jeżeli przed analizą marży trzeba najpierw sprawdzić, czy ktoś naniósł korektę w najnowszym pliku, czy trading pracuje na tym samym wolumenie co billing i czy parametry umowy zostały zmienione we wszystkich arkuszach, organizacja zaczyna płacić za niespójność danych.

Ten koszt widać w czasie ludzi, późniejszych decyzjach, korektach, opóźnionym billingu i sytuacjach, w których zarząd dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy wpłynął już na wynik.

2. Proces działa dlatego, że konkretna osoba wie, co trzeba zrobić

W wielu firmach istnieją pliki, których „lepiej nie ruszać bez Ani”, albo procesy, które „zawsze robi Tomek”.

Problemem nie jest sam arkusz. Problemem jest to, że jego rzeczywista logika znajduje się poza nim. Ktoś wie, który parametr trzeba sprawdzić dodatkowo, kiedy dane wymagają ręcznej korekty, co zrobić z nietypowym klientem i która wartość powinna zostać przeniesiona do kolejnego etapu procesu.

Dopóki organizacja jest stabilna, taki model może działać zaskakująco długo. Ryzyko ujawnia się przy urlopie, rotacji, szybkim wzroście albo przejęciu procesu przez inną osobę.

Z perspektywy zarządu jest to nie tylko ryzyko operacyjne. To również ograniczenie skalowania. Jeżeli wzrost firmy wymaga proporcjonalnego wzrostu liczby osób, które ręcznie pilnują tych samych czynności, koszt obsługi rośnie razem z portfelem.

3. Błąd wychodzi dopiero wtedy, gdy zaczyna kosztować

Brak danych pomiarowych może nie przeszkadzać przez kilka dni czy tygodni. Problem zaczyna się przy rozliczeniu. Nieaktualny parametr umowy może pozostać niewidoczny do momentu wystawienia faktury. Niewłaściwe przypisanie danych może ujawnić się dopiero przy reklamacji, korekcie albo uzgadnianiu wyniku.

W modelu opartym na arkuszach kontrola bardzo często zależy od tego, czy ktoś otworzy odpowiedni plik i zauważy wyjątek.

UNA działa odwrotnie. Wykrywa braki, niespójności, przekroczone terminy i sytuacje wymagające decyzji, a następnie wiąże je z konkretnym procesem i odpowiedzialnością. Dzięki temu problem jest widoczny wtedy, kiedy można jeszcze zareagować, a nie dopiero wtedy, gdy przeszedł już do billingu, finansów albo klienta.

4. Firma zna wynik, ale trudno jej odtworzyć, skąd się wziął

Jeżeli kilka miesięcy później pojawia się pytanie o konkretne rozliczenie, marżę klienta albo korektę i trzeba szukać archiwalnego pliku, sprawdzać maile oraz pytać osobę, która wykonywała obliczenie, firma ma wynik, ale nie ma pełnego śladu jego powstania.

UNA zachowuje ten ślad. Łączy dane wejściowe, warunki umowy, kolejne zmiany, walidacje, decyzje i działania w jednym procesie. Dzięki temu można odtworzyć nie tylko końcową wartość, ale również odpowiedzieć na pytanie, dlaczego wygląda właśnie tak.

5. Proste pytanie zarządu uruchamia kilka zespołów

Ile czasu potrzeba, żeby odpowiedzieć na pytanie o aktualną marżę portfela? Którzy klienci generują największe odchylenia? Gdzie rosną należności? Czy wszystkie dane potrzebne do najbliższego billingu są kompletne?

Jeżeli odpowiedź wymaga pobrania kilku raportów, połączenia arkuszy i uzgodnienia wyniku pomiędzy sprzedażą, operacjami, tradingiem, billingiem i finansami, firma nie ma jednego spójnego modelu swojej działalności.

UNA łączy te obszary w jeden operacyjny obraz. Klient, umowa, dane pomiarowe, rozliczenie, faktura, płatność czy obowiązek regulacyjny nie funkcjonują jako odrębne wyspy informacji.

Excel powinien pozostać narzędziem, a nie architekturą firmy

Excel nadal pozostaje narzędziem do analizy i pracy eksperckiej. Nie musi jednak pełnić funkcji architektury całej organizacji.

UNA przejmuje to, czego arkusz nie powinien obsługiwać: zależności pomiędzy danymi, reguły procesu, walidacje, wyjątki, odpowiedzialność i historię działań.

Nie po to, żeby usunąć człowieka z procesu, ale żeby człowiek nie musiał być jego warstwą integracyjną.

Bo moment, w którym firma wyrasta z Excela, nie jest problemem technologicznym. To moment, w którym sposób pracy zaczyna ograniczać biznes.

UNA MARKET NOTES

Co naprawdę oznacza jakość danych pomiarowych

Jakość danych nie kończy się na tym, czy rekord istnieje. Liczy się to, czy firma może na tych danych bezpiecznie wykonać kolejny krok.

Cyfrowy odczyt danych pomiarowych energii

W spółce obrotu łatwo uznać, że problem danych pomiarowych jest rozwiązany, jeżeli dane po prostu dotarły. Operator je przekazał, system je przyjął, wolumeny są widoczne, więc można przejść dalej.

Tyle że obecność danych i ich jakość to dwie różne rzeczy.

Dane mogą być kompletne technicznie, ale niewystarczające do rozliczenia. Mogą zawierać poprawną wartość, ale być przypisane do niewłaściwego punktu, okresu albo klienta. Mogą przyjść za późno albo zostać później skorygowane, kiedy billing czy controlling pracują już na wcześniejszej wersji.

Dlatego jakość danych pomiarowych nie jest wyłącznie problemem technicznym. W spółce obrotu wpływa bezpośrednio na billing, rozliczenia, wynik klienta, reklamacje, cash flow i pracę operacyjną zespołu.

Dobre dane to nie te, które po prostu znajdują się w systemie. To dane, na których firma może bezpiecznie wykonać kolejny krok.

Kompletność to za mało

Jeżeli spółka otrzymała 99% oczekiwanych danych, wynik wygląda dobrze. Problem w tym, że brakujące 1% może dotyczyć kilku małych punktów albo jednego kluczowego odbiorcy. Z punktu widzenia biznesu są to dwie zupełnie różne sytuacje.

UNA nie traktuje danych pomiarowych jako odrębnego zbioru rekordów. Łączy je z konkretnym PPE, klientem, umową, okresem i procesem, który na te dane czeka.

Gdy czegoś brakuje, pokazuje nie tylko sam brak, ale również czego dotyczy, jaki proces może zostać przez niego zablokowany i kto odpowiada za dalsze działanie. Zespół pracuje więc na wyjątkach mających rzeczywisty wpływ na działalność firmy, zamiast ręcznie przeglądać tysiące poprawnych rekordów.

Dane muszą być poprawne w odpowiednim kontekście

Poprawna wartość przypisana do niewłaściwego punktu albo niewłaściwej umowy nadal jest błędem.

Dlatego sama walidacja techniczna nie wystarcza. Dane trzeba zestawić z klientem, produktem, umową, okresem rozliczeniowym i oczekiwanym przebiegiem procesu.

UNA łączy dane pomiarowe z tym kontekstem biznesowym. Dzięki temu punkt pomiarowy, klient, umowa i rozliczenie nie funkcjonują jako oddzielne informacje. System wykrywa sytuacje, w których wartość może wyglądać poprawnie technicznie, ale nie pasuje do procesu, w którym ma zostać wykorzystana.

Problem jest więc widoczny wcześniej, a nie dopiero przy przygotowaniu faktury albo wyjaśnianiu reklamacji.

Liczy się również moment

Dane mogą być całkowicie poprawne, ale jeżeli pojawią się za późno, ich wartość biznesowa spada.

Jeżeli są potrzebne do billingu, istotne jest, czy są dostępne przed jego zamknięciem. Brak wykryty dopiero w dniu fakturowania może oznaczać opóźnienie, ręczną obsługę, korektę i przesunięcie płatności.

UNA kontroluje również ten wymiar procesu. Jeżeli dla konkretnego punktu i działania dane powinny już być dostępne, system wykrywa ich brak wcześniej i kieruje wyjątek do właściwej osoby.

Podobnie działa w przypadku korekt. UNA zachowuje wcześniejszą wartość, rejestruje zmianę i pokazuje, na jakie dalsze procesy wpływa nowa wersja danych. Korekta nie funkcjonuje więc jako kolejny rekord, który ktoś musi przypadkiem zauważyć.

Jakość danych zaczyna się tam, gdzie zaczyna się reakcja

Firma może mieć świetny dashboard jakości danych i nadal zarządzać problemami przez maile i Excela.

Samo pokazanie, że czegoś brakuje, nie rozwiązuje problemu. Potrzebny jest jeszcze kolejny krok.

UNA łączy każdy istotny wyjątek z procesem i odpowiedzialnością. Pokazuje, kto reaguje, jaki jest status sprawy, czy problem blokuje dalsze działanie i czy został już rozwiązany.

Dla zarządu oznacza to coś więcej niż wskaźnik „98,7% kompletności”. UNA pokazuje, czy brakujące 1,3% stanowi rzeczywiste ryzyko dla klientów, billingu, wyniku albo płynności oraz co organizacja już z tym robi.

CSIRE standaryzuje wymianę informacji na rynku. UNA łączy te informacje z wewnętrzną działalnością spółki: klientami, umowami, rozliczeniami i codzienną pracą operacyjną.

Nie tylko przechowuje dane pomiarowe. Rozpoznaje ich znaczenie w procesie, wykrywa braki i niespójności, pokazuje ich wpływ i prowadzi organizację do kolejnego działania.

Bo jakość danych pomiarowych nie polega na tym, że baza jest kompletna. Polega na tym, że firma wie, którym danym może zaufać i co zrobić z tymi, którym nie może.

UNA MARKET NOTES

Dlaczego kolejny dashboard nie rozwiązuje problemu operacyjnego

Widoczność jest ważna, ale sama nie prowadzi procesu do końca.

Dashboard operacyjny na ekranie komputera

W spółkach obrotu danych zwykle nie brakuje. Są raporty sprzedażowe, zestawienia wolumenów, dane pomiarowe, informacje o należnościach, pozycjach handlowych, marży, reklamacjach czy obowiązkach regulacyjnych. Coraz częściej wszystkie te informacje trafiają też na dashboardy.

Problem w tym, że dashboard może bardzo dobrze pokazać, że coś się dzieje, ale sam nie sprawi, że organizacja właściwie na to zareaguje.

Jeżeli wykres pokazuje pogarszającą się marżę, brak danych pomiarowych albo rosnące należności, najważniejsze pytanie brzmi nie „czy to widzimy?”, tylko „co dzieje się dalej?”.

I właśnie tutaj kończy się rola większości dashboardów, a zaczyna prawdziwy problem operacyjny.

Widoczność nie jest jeszcze działaniem

Dashboard może wskazać, że dla części PPE brakuje danych, konkretny klient generuje większe odchylenie od prognozy albo część należności przekroczyła termin płatności.

Ale samo pokazanie problemu nie mówi jeszcze, kto powinien się nim zająć.

Jeżeli po zobaczeniu czerwonego wskaźnika pracownik musi napisać maila, stworzyć zadanie albo ustalić na Teamsie, kto przejmuje temat, firma nadal zarządza problemem ręcznie.

Dashboard poprawił widoczność. Nie poprawił procesu.

Każdy problem musi prowadzić do konkretnego działania

Jeżeli kończy się termin obowiązku regulacyjnego, ktoś odpowiada za jego wykonanie. Jeżeli marża klienta spada poniżej określonego poziomu, trzeba uruchomić analizę przyczyny. Jeżeli rośnie niezbilansowanie portfela, potrzebna jest reakcja operacyjna. Jeżeli faktura pozostaje nieopłacona, proces przechodzi do kolejnego etapu windykacji.

Dashboard może wszystkie te sytuacje oznaczyć na czerwono. Nie odpowiada jednak sam z siebie na pytania: kto reaguje, do kiedy i co dzieje się dalej.

UNA łączy informację z regułą działania. Problem nie kończy się na wskaźniku. Staje się częścią procesu z przypisaną odpowiedzialnością, statusem i kolejnym krokiem.

Największe ryzyko powstaje pomiędzy systemami

Większość spółek obrotu nie działa dziś w jednym systemie. CRM obsługuje sprzedaż, inne rozwiązanie przechowuje dane pomiarowe, kolejne wspiera billing, finanse pracują na ERP, a trading korzysta ze swoich narzędzi.

Każdy z tych systemów może działać poprawnie. Problem zaczyna się na styku między nimi.

Zmiana warunków umowy wpływa na rozliczenie. Korekta danych pomiarowych może wymagać korekty faktury. Nietypowe zużycie wpływa na prognozę. Przeterminowana należność może zmienić sposób dalszej obsługi klienta.

UNA łączy te zależności. Informacja pochodząca z jednego obszaru nie kończy się w miejscu, w którym została wygenerowana. Jest powiązana z procesami, na które wpływa.

Dzięki temu pracownik przestaje być osobą, która ręcznie spina CRM, billing, dane pomiarowe, finanse i trading.

Zarząd nie potrzebuje więcej wykresów

Dla CEO czy dyrektora operacyjnego największą wartością nie jest możliwość zobaczenia kolejnych kilkudziesięciu KPI.

Znacznie ważniejsza jest odpowiedź na kilka prostych pytań: co dziś nie działa zgodnie z oczekiwaniem, jaki ma to wpływ na biznes, kto się tym zajmuje i czy problem został rozwiązany.

UNA oddziela normalny przebieg procesu od sytuacji wymagających uwagi. Jeżeli 99% danych jest poprawnych, zarząd nie musi oglądać 99% poprawnych rekordów. Widzi ten 1%, który może zatrzymać billing, obniżyć marżę, pogorszyć cash flow albo stworzyć ryzyko regulacyjne.

Widoczny jest również status: co wymaga reakcji, kto odpowiada za temat, co jest w toku i gdzie proces utknął.

Dashboard przestaje więc być ekranem do obserwowania firmy. Staje się wejściem do jej operacyjnego sterowania.

Bo największym problemem przedsiębiorstwa rzadko jest brak informacji. Znacznie częściej problemem jest to, że informacja nie prowadzi do działania.

UNA MARKET NOTES

Jak zmienić obowiązek regulacyjny w działający proces

Zgodność nie powinna opierać się na pamięci pojedynczych osób. Obowiązek regulacyjny działa najlepiej wtedy, gdy jest częścią normalnego procesu operacyjnego.

Dokumentacja i praca nad procesem regulacyjnym

W spółce obrotu obowiązków regulacyjnych nie brakuje. Raportowanie do URE, obowiązki wobec PSE i OIRE, REMIT, sprawozdawczość, terminy wynikające z koncesji czy nowe wymagania pojawiające się wraz ze zmianami rynku są częścią codziennej działalności.

Problem zwykle nie polega na tym, że firma nie wie o obowiązku.

Problem zaczyna się później: kto ma go wykonać, z jakich danych, do kiedy, kto go zatwierdza i skąd za pół roku będzie wiadomo, że został wykonany prawidłowo.

Regulacja staje się procesem dopiero wtedy, kiedy przestaje być informacją w mailu albo terminem w kalendarzu.

Sam termin w kalendarzu nie jest procesem

W wielu organizacjach obowiązki regulacyjne są pilnowane przez konkretne osoby. Ktoś ma własny kalendarz, ktoś prowadzi tabelę w Excelu, ktoś pamięta, że raz na kwartał trzeba przygotować określone zestawienie.

Problem pojawia się wtedy, gdy obowiązek wymaga informacji z kilku części organizacji.

Raport może potrzebować danych od tradingu, sprzedaży, finansów albo operacji. Jedna osoba przygotowuje materiał, druga go sprawdza, zarząd zatwierdza, a później dokument trzeba wysłać i zachować potwierdzenie.

W tym momencie nie mamy już jednego terminu. Mamy proces.

Obowiązek trzeba przełożyć na konkretne działanie

Każdy obowiązek regulacyjny ma swój przebieg. Trzeba wiedzieć, kiedy rozpocząć przygotowanie, jakie dane są potrzebne, kto je dostarcza, kto weryfikuje materiał, kto zatwierdza końcową wersję i w jaki sposób potwierdzamy wykonanie.

Właśnie w tych zależnościach najczęściej pojawiają się problemy.

Termin regulatora może przypadać na koniec miesiąca, ale dane finansowe muszą być gotowe tydzień wcześniej. Jeżeli osoba odpowiedzialna za raport dowiaduje się o ich braku na dwa dni przed wysyłką, sam wpis w kalendarzu niczego nie rozwiązuje.

UNA rozpisuje obowiązek na cały proces, a nie pojedynczą datę.

UNA zamienia obowiązek regulacyjny w workflow

W UNA obowiązek regulacyjny nie jest samotnym przypomnieniem. System odwzorowuje jego częstotliwość, termin końcowy, etapy przygotowania, wymagane dane, osoby odpowiedzialne i ścieżkę akceptacji.

Jeżeli do raportu potrzebne są dane finansowe, operacyjne albo handlowe, UNA kieruje zadania do właściwych osób. Jeżeli wymagane jest zatwierdzenie, proces pozostaje otwarty do momentu uzyskania akceptacji.

Gdy jeden z etapów się opóźnia, ryzyko jest widoczne jeszcze przed terminem końcowym. Obowiązek regulacyjny przestaje więc być czymś, o czym zespół musi pamiętać. Funkcjonuje jak każdy inny proces operacyjny przedsiębiorstwa.

UNA zachowuje pełny ślad wykonania obowiązku

W regulacjach liczy się nie tylko to, czy obowiązek został wykonany.

Istotne jest również, jak został wykonany: jakie dane wykorzystano, kto je przygotował, kto dokonał weryfikacji, kto zatwierdził końcową wersję i kiedy proces został zakończony.

UNA zachowuje tę historię przy samym obowiązku.

Jeżeli kilka miesięcy później pojawia się kontrola, audyt albo wewnętrzne pytanie, organizacja nie musi rekonstruować przebiegu procesu z maili, Excela i folderów.

Widać dane, działania, odpowiedzialności i decyzje, które doprowadziły do wykonania obowiązku.

Regulacja staje się częścią normalnej pracy firmy

Rynek energii będzie się zmieniał, a wraz z nim będą pojawiały się nowe obowiązki, formularze, terminy i zasady działania.

UNA pozwala przełożyć każde takie wymaganie na konkretny proces: z terminem, zadaniami, źródłami danych, odpowiedzialnością, akceptacją i historią wykonania.

Nie jest biblioteką przepisów ani kolejnym kalendarzem przypomnień. Łączy wymaganie regulacyjne z rzeczywistą pracą organizacji i prowadzi je od momentu powstania obowiązku do jego wykonania.

Bo firma nie potrzebuje kolejnego miejsca, które powie jej, że ma obowiązek.

Potrzebuje systemu, który prowadzi ten obowiązek do wykonania na czas i zachowuje pełny ślad tego, jak został zrealizowany.